正泰電氣

正泰電氣股份有限公司(以下簡稱正泰電氣),是正泰集團股份有限公司的控股子公司。企業注冊資金8.5億元,總投資額35億元。


正泰電氣主要生產和銷售110-750kV電力變壓器,10-35kV配電變壓器,126kV-252kV氣體絕緣金屬封閉開關設備(GIS)、高壓斷路器和隔離開關,500kV及以下避雷器、互感器、絕緣子,0.66kV-40.5kV成套開關設備,箱式變電站,配電自動化設備,以及35kV以下電線電纜等產品,并可承接電力工程總包業務。


正泰電氣被評為“國家級火炬計劃優秀高新技術企業”和“上海市高新技術企業”,擁有“國家級技術研發中心”和“上海市認定企業技術中心”,并與上海交大、同濟大學等建立了聯合研發中心。企業先后通過了ISO9001質量體系認證、ISO14001環境體系認證和OHSAS180011職業健康安全管理體系認證。


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項目背景

采購,作為企業供應鏈中極為重要的一環,深刻影響著企業的經營成本、產品的品質、以及服務的質量。正泰電氣以事業部為市場競爭主體的運作模式,雖然提高了公司的競爭力,但是,經過近幾年的快速發展,各事業部之間的供應商管理、庫存及采購價格管理等方面的信息不共享,信息孤島大量存在,從而制約了公司內部采購體系的建設和運營成本的持續降低。如何減少冗余流程、提高采購效率和客戶響應速度,已成為公司亟需解決的課題。


在信息化系統應用層面,正泰電氣目前通過ERP系統進行簡單的供應商臺帳管理,采購訂單及價格管理,沒有實施專業的采購管理軟件。因為供應商群體數量龐大,同時系統也無法支撐供應商的分類管理策略、供應商績效考核及動態管理,對供應商進行針對性管理,在維護供應商關系上顯得力不從心。在日常采購活動中,物料的詢價、比價、訂單確認、訂單變更、訂單跟蹤等,采購員都需要花費大量時間與供應商溝通,效率低下,且難以保證準確性。隨著公司業務的快速增長,采購數據的日益龐大,現有的ERP采購模塊無法支撐目前的業務開展。


為了實現供方的動態管理,加強供方的績效考核,同時提高采購執行效率,降低供應鏈綜合運營成本,實現正泰電氣內部各公司之間、各事業部之間的信息共享,協同作戰,實現采購的精細化、信息化管理,公司決心引進一套專業的、符合企業發展需要的采購管理信息化系統,來輔助提升企業的采購管理水平。


在項目選型過程中,正泰電氣結合企業內部的生產特點、業務現狀和需求,進行了科學嚴謹、認真細致的評估。最終,佰思杰依靠其功能完備的制造運行一體化平臺、成熟專業的供應鏈解決方案、以及在電氣設備制造行業豐富的項目實施經驗,成功入選,成為正泰電氣SRM系統的供應商。


項目實施與應用情況


0業務規劃


正泰電氣是一家具備總包服務能力的輸配電整體解決方案的企業,它的產品線覆蓋工業、民用、能源、基礎設施各個領域,產品之間的配套生產要求很高。需要采購的物資更是種類繁多,既有接線端子、絕緣電線等生產性物資的采購,也有辦公用品等非生產性物資的采購;既有標準物資的采購,也有非標物資的采購;既有公司集中采購,也有各事業部分散采購;既有框架合同采購,也有詢價采購,另外還涉及銅材、銅線、樹脂、變壓器油等大宗物資的采購,還有基建服務等特殊物資的招標采購等等。


按照正泰電氣SRM項目總體建設目標,佰思杰與正泰電氣一起進行了業務調研和需求分析,總體業務框架如下圖。


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▲正泰電氣SRM系統業務架構

02 功能規劃


根據總體業務框架,正泰電氣SRM系統的總體功能規劃如下。


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▲正泰電氣SRM系統功能規劃


正泰電氣SRM系統由供應商管理、采購管理、供應商門戶三大子系統組成。


供應商管理子系統主要對供應商臺帳、供應商準入、供應商分配、供應商績效評估、供應商整改、供應商退出等過程進行管理。


采購管理子系統側重于對采購計劃下達、采購訂單生成、采購訂單執行、到貨接收、檢驗入庫、采購發票的收集到采購結算的采購活動的全過程管理。


供應商門戶子系統給企業和供應商雙方提供了一個交流、互動的平臺。從雙方關系的維護,到采購活動中的信息互動,都可以在這個平臺上進行。



03 集成規劃


正泰電氣SRM系統主要跟ERP系統集成,總體業務集成規劃如下。


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正泰電氣SRM系統集成規劃

04 應用成效


實現供應商管理協同,雙方關系更加緊密


在應用SRM系統之前,供應商資料的收集、完善以及如何使用不同的策略對供應商進行分類管理,是供應鏈部供方管理員最為頭疼的問題,因為原系統支撐不足,無法實現很好的線上動態管理,同時手工維護或做報表的方式,工作量較大,效率不高。


應用SRM系統之后,在供應商資料收集方面,供應商通過門戶網站進行注冊,提交供方資料或發生變更后的資料。供方資料收集的工作交由供方自己完成,供方管理員只需對供方資料進行審核,來確定是否允許供方加入,或確認供方的資料變更,這極大減輕了管理供應商臺帳的工作量,大大提升了供方管理員的工作效率。


在供方評估整改方面,供方管理員可以在系統對供應商發起初評、復評或績效評估,不同的評估類型有不同的評估模板,評分表一鍵生成。供應商如果需要自評,也可以在線評分。最后統一由供方管理員進行評估決策。在評估決策過程中,供應商的評分結果、送樣結果、現場考核記錄等,都將作為決策的依據,以確認供方評估是否合格,并對供應商進行管理等級劃分,支持供應商的分類管理。


針對評估不合格的供方,可以發起供方整改。供應商在門戶中接收整改通知單,并填寫整改措施。企業里的整改評估專家在線評估供方整改措施,決定讓供方降級或退出。


整個過程中,企業及供方都可以及時互動,信息協同,企業可以優化自己的供應商隊伍,可以獲得價格更優、質量更佳、交期更快的產品和服務。



采購任務實時跟蹤,采購更加透明


采購員每天都收到許多的采購申請,這些采購任務該由哪個采購員去執行?執行到什么進度了?是不是可以滿足交期?哪些是更緊急的任務?有沒有現成的供應商、價格可以直接下單?這些問題,通常是采購員需要快速理清和解決的。


SRM系統從ERP系統同步接收采購申請數據,每一條采購申請(即采購任務)按照系統設定的邏輯,自動分配給對應的采購員,采購員可以很直觀的看到并跟蹤“采購需求池”中各采購任務的執行狀態。采購工作因此變得清晰且便捷:采購員對自己的采購任務進行框架合同匹配:如果匹配到框架協議價格,直接按合同價格執行生成采購訂單;如果未匹配到,則通過詢價或招標方式進行采購尋源,來進行定點和定價。



采購尋源在線進行,采購更加高效


在應用SRM系統之前,如果需要找供應商報價,采購員需要先填一張詢價單,寫明供應商、物料、數量、詳細技術要求等,再通過郵件發給供應商對應的銷售人員(中間免不了還要查下收件人郵箱地址、聯系電話、需要上傳哪些附件資料等),最后還要打電話通知下供方的相應人員,確保他可以及時報價。供應商報價時,也是要經過大概類似的工作:找資料、填報價單、發郵件、打電話等等。整個過程還是比較繁瑣,且不能出現任何差錯。


在應用SRM系統之后,采購員線上發布采購方案進行詢價或招標,供應商通過供應商門戶在線響應報價或投標。在詢價方面,系統支持多輪報價、在線競價等報價場景;在招投標方面,系統支持發標、應標、投標、開標、評標、定標全過程管理。采購尋源在線執行,全程交互的方式,讓采購員的詢價及供應商的報價工作變得更加快捷,使采購手段更加豐富多樣,在買賣雙方進行 “價格摸底”、商務談判方面起到非常積極的應用效果。



合同/訂單全過程在線管理,采購更加規范


采購合同及采購訂單是采購活動過程中,真正意義上核心的業務環節,它是采購執行結果的直觀體現。采購員需要依據公司制度進行規范化、標準化的管理。


在采購合同管理方面,系統支持合同的創建、提交、審核、生效、取消、變更、附件歸檔等活動的管理。生效的合同可以被參照生成采購訂單。在采購訂單管理方面,系統支持采購訂單創建、提交、審核、生效、取消、變更、附件歸檔等活動的管理。


供應商可以在門戶對采購合同、采購訂單進行確認,并報告訂單的執行狀態。供應商也可以在供應商門戶創建、打印送貨單(ASN)。采購訂單的到貨、檢驗、入庫等活動在ERP進行,通過接口回寫到采購訂單,供應商可以實時查看采購訂單送貨后在企業的執行情況。


在訂單的付款結算方面,系統支持創建采購訂單的付款計劃、付款申請、發票,并同步到ERP系統。付款操作在ERP執行,通過接口回寫到SRM系統的采購訂單、合同上。供應商可以實時查看訂單的付款執行情況。


通過采購合同、采購訂單全過程的在線管理,買賣雙方可以及時、實時掌握合同、訂單的執行情況,在加強雙方信任關系、促進合作交流、提升工作效率方面起到很大的作用。



支持集采和分采,實現多種采購模式并存


集中采購是指企業采購部門對企業所需資源統一選擇供應商、統一談判、統一簽約、統一支付的采購方式,又稱統一采購。集中采購有如下優點。


 1.企業集中各部門或分公司的需求,有利于提升企業采購談判地位和議價能力


 2.有利于獲得采購規模效益,獲得供應商的折扣,降低采購成本


 3.有利于同供應商建立長期合作伙伴關系,可以充分利用供應商技術、服務等資源


 4.集中采購規模大、金額高,一般采取公開招標、集體決策的方式,有利于防止采購舞弊行為,有效防范采購風險


 5.有利于采購決策中專業化分工和專業技能的提升,同時也有利于提高采購專業化水平


 6.利用同供應商簽訂合作框架協議方式,實行采購商流與物流操作分離的采購方式,有利于簡化采購作業程序,提高采購與物流管理效率


集中采購的缺點在于采購決策周期長、靈活性差。


對于分公司分散的集團公司來說,專用物料、零星需求的物料集中采購的采購成本高,這些物資適合分散采購的采購模式,即各分公司根據需求自行與供應商談判議價,下單采購。


系統支持各類集采方式,包括集采集供(集中采購,集中收貨,跨工廠調撥,也稱物流中心式采購)、集采分供(集中采購、需求工廠分散收貨,也稱統談統簽直送式)、集中合同分散采購(統簽框架合同,需求工廠分散下單,也稱統談分簽式采購)等,可根據采購物資的特性,采用不同的采購策略。



自動獲取市場銅價,實現料工費自動計算


正泰電氣每年需要購買大量的銅箔,而銅箔的規格多達上百種。負責采購的供應鏈管理部通過招投標方式與供應商簽訂銅箔加工費用的框架協議(不同規格的銅箔加工費用不同),各分公司購買銅箔時,根據已經簽訂好的框架協議價格下采購訂單。不過比較特殊的地方是,這個協議簽訂的價格只是加工的費用,銅箔的原材料——銅的價格會根據當日的市場銅價(如上海有色網的當日電解銅平均價)實時變化,而且還要算上原材料損耗的價格。


在沒上系統之前,采購員需要手動核算這個價格,耗時費力;在引入系統之后,銅箔的價格可以實現自動計算,極大提高了采購員的工作效率。


項目價值分析

從業務整合及管理變革來看,該項目的意義在于為買賣雙方提供了一個交流、互動的平臺,將正泰電氣和它的上游供應商緊密的連接在一起。雙方可以在這個平臺上實現采購活動全過程的業務協同,包括供應商管理協同(含供應商臺帳、供應商評估管理、供應商整改管理、供應商分類管理)、尋源協同(含詢報價、招投標等)、采購合同協同、采購訂單協同、付款協同、價格協同(形成有效價格庫)等。


通過實時、有效的信息傳遞,企業與供應商之間的業務變得越來越透明,信任感不斷增強,關系也變得越來越緊密。與供應商建立長久穩定,合作共贏的關系,有助于實現供應鏈資源的無縫銜接,有助于提升供應商的管控水平,滿足及時采購和準時采購要求,縮短產品原材料準備時間,有效降低庫存成本,并提升企業的行業核心競爭。


SRM項目的成功實施,提高公司快速響應客戶個性化需求的能力,有效的完成了產業鏈上游的協同與創新,體現了正泰電氣 “一切以客戶為中心”的公司理念,亦是正泰電氣長期以來堅持“科技創新”的開花結果。


正泰電氣SRM系統以上海地區為試點上線成功后,形成了很好的示范效應,已經陸續在溫州、咸陽等地區的分公司展開應用,應用效果顯著。